La Escuela Técnica Superior de Ingeniería Aeronáutica y del Espacio (ETSIAE) de la Universidad Politécnica de Madrid actualiza su buzón de sugerencias, felicitaciones y quejas, como una herramienta más de comunicación con la comunidad universitaria del centro y con cualquier otro ciudadano que desee trasladarle un mensaje que, en última instancia, permita mejorar los servicios prestados.
Al nuevo buzón se accede de manera digital a través de la portada de la web de la ETSIAE, del mismo modo en que se hacía habitualmente, pero la principal novedad es que las incidencias, sugerencias o felicitaciones, se recibirán en cada una de las unidades administrativas, posibilitando que la gestión sea más rápida, directa y esté totalmente informatizada para poder llevar un seguimiento de las mismas. Y en caso de que el interesado no sepa a dónde dirigirse o quiera enviar un comentario de carácter genérico podrá hacerlo a la categoría denominada “Escuela”.
Otra de las ventajas es que todos los mensajes que llegan al buzón estarán centralizados en un solo programa informático, lo que hace que no se pierda ninguna comunicación como podía ocurrir cuando la gestión dependía del envío de correos electrónicos entre las unidades implicadas. Así, una vez el usuario emite su mensaje, que puede incluir imágenes y documentos adjuntos para una mayor precisión, el responsable de la unidad recibe una notificación para que se inicie el proceso de tramitación. Durante el proceso de tramitación los gestores sabrán en cada momento en qué estado se encuentra la misma, si esta sigue abierta, en proceso o si ya está finalizada y podrán contactar con el interesado si es necesario. Una vez cerrada, el usuario recibe en el correo electrónico de contacto que ha facilitado la resolución de la misma y una encuesta de satisfacción, y si considera que no su solicitud ha sido resuelta, podrá interponer una nueva solicitud.
La unidad de Calidad siempre al tanto
Cada mensaje que se recibe el buzón se traslada por duplicado. Por un lado, a la unidad correspondiente a la que va dirigido y por otro a la unidad de Calidad, que está así siempre al tanto de todas las consultas abiertas y también de las felicitaciones o sugerencias recibidas. Esto permite además que la unidad de Calidad realice de manera anual un estudio obteniendo datos estadísticos (número de mensajes recibidos, asuntos tratados, secciones implicadas, tiempo de resolución, etc.) de gran interés para seguir mejorando en el día a día y funcionamiento de la Escuela.